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Base de datos en Recursos Humanos: una herramienta fundamental2018-08-20T11:19:12+00:00

Base de datos en Recursos Humanos

Base de datos Recursos Humanos

La base de datos se usa en Recursos Humanos en diversas áreas: evaluación de empleados, gestión de candidatos, planes de carrera… Una clave para el éxito de los Recursos Humanos de la empresa es saber cómo gestionar la base de datos. En Bizneo te mostramos algunos consejos para gestionarla, tanto la de candidatos como la de empleados.

¿Cómo hacer una base de datos para Recursos Humanos de candidatos?

Como hacer una base de datos para Recursos Humanos

Es muy importante esta herramienta para el área de reclutamiento y selección por varios motivos:

  • Permite cerrar posiciones rápidamente.
  • Ayuda a ver qué posiciones son más demandadas.
  • Permite organizar los procesos de selección: puedes conocer su posición en cada una de las fases y la aceptación de políticas de tratamiento de datos.
  • Para las empresas especializadas en el reclutamiento sirve también para la elaboración de estadísticas o informes que ofrecer a sus clientes.

Lo primero a tratar es cómo captar el talento que integrará tu base de datos.

A continuación te proponemos diversas formas de captación:

  • Formularios de suscripción: Colocándolos en puntos estratégicos de tu career site. Es importante que no incluyas demasiados campos a rellenar, un candidato podría desistir.
  • Regalos: Una forma de captar o mantener tu base de datos es ofreciendo algo al candidato. Por ejemplo, Manpower al informar del rechazo a un candidato le ofrece formación.
  • Incluir la opción de recomendar tus ofertas: Si lo integras con alguna red social mejor. Las recomendaciones ayudan a multiplicar tu base de datos, para fomentarlo asegúrate de tratar bien a los candidatos.
  • Acciones de recruitment marketing: Eventos, concursos o ferias. El marketing ha ofrecido ideas novedosas sobre cómo atraer candidatos.

Estos son sólo algunos de los consejos para atraer talento, vamos a las técnicas de clasificación.

Técnicas de clasificación para la base de datos de candidatos

Lo primero es saber qué es lo esencial para ti, además del nombre. Por ejemplo: estudios, años de experiencia, motivo de rechazo previo y puesto para el que optó.

Hemos dicho sólo cuatro categorías porque un exceso sería contraproducente e inmanejable.

Puedes decidir añadir más categorías, pero cuidado que no sean excesivas.

Otras categorías útiles son:

  • Fuente de reclutamiento: Para conocer por qué vía es mejor reclutar.
  • Aceptación del tratamiento de datos: Puedes incorporar aquí el momento en que aceptaron el tratamiento y la prueba de esa aceptación.
  • Tiempo límite en la base de datos: Con la nueva RGPD puede que tengas que borrar los datos y es útil marcarlo.
  • Etapa que alcanzó en el proceso de selección: Esto te ayuda a discriminar si estaba muy lejos de ser apto o si en parte era válido.

Un último consejo es que tengas unos términos prefijados, por ejemplo, motivo de rechazo: no competencias, no experiencia, no estudios. No seas muy libre en escribir o no podrás gestionarlo bien.

¿Cómo hacer una base de datos de Recursos Humanos de empleados?

Cómo hacer una base de datos de Recursos Humanos

Ahora entramos en el terreno de administración de Recursos Humanos con respecto a los empleados, donde la base de datos también es fundamental para:

  • Vacaciones, permisos, bajas…
  • Evaluación del desempeño.
  • Planes de carrera.
  • Conocimiento de permisos sobre el tratamiento de datos.
  • Formación.

Podríamos continuar así con muchos más ejemplos, pero es evidente que es básico para los Recursos Humanos. Necesitas la base de datos de empleados para prácticamente todo y esto es innegable.

Técnicas de clasificación para la base de datos de empleados

En lugar de comenzar pensando en las categorías comienza pensando para qué. Si es para vacaciones o si es para evaluación o para conocer la formación que demandan. Puede que lo necesites para varias de estas funciones, lo que o bien multiplica mucho las categorías o te obliga a una base de datos diferente para cada una.

En cualquier caso debes incluir al menos una categoría sobre el puesto laboral y una sobre la aceptación del tratamiento de datos y sobre qué datos ha aceptado tu empleado que se traten.

Mantenimiento de la base de datos de Recursos Humanos

Mantenimiento de la base de datos de Recursos Humanos

Y si ya tienes base de datos pero no es óptima. ¿Qué puedes hacer con lo que tienes ahora para “limpiar la suciedad” o al menos reducirla? Te traemos una serie de pautas que puedes aplicar desde ya:

  • Unifica tu base de datos: Es muy común tener muchos datos de candidatos desperdigados en diferentes archivos. Antes de nada, unifica toda la información que tengas disponible.
  • Elimina duplicados: La duplicidad es otro de los grandes males de las bases de datos. Debes monitorizar de forma periódica la existencia de duplicados, eliminar aquellos que menos valor te aporten o en su caso combinarlos con la información que más te interesa de cada uno de ellos. Pero… ¡siempre con cuidado! Si no estás seguro, no elimines nada, siempre tendrás tiempo de evaluar si ese registro está duplicado.
  • Elimina información basura: Los datos basura son el conjunto de información falsa o que no te da ningún beneficio. Por ejemplo, cuando en el campo obligatorio un postulante escribe cualquier cosa que evidentemente no corresponde con la realidad, como un teléfono mal escrito.
  • Englobar uniformidades: Se trata de uno de los mayores retos a los que te enfrentas a la hora de depurar tu base de datos. Pongamos un ejemplo, imaginemos que en nuestro formulario de suscripción tenemos abierto el campo provincia. Es lógico pensar que no todo el mundo va a escribir el término de forma homogénea. Por lo tanto debes tratar que se estandarice de alguna manera ese campo.