//Para qué sirve elaborar notas durante una entrevista

La principal funcionalidad de elaborar notas es recordar lo que el candidato ha dicho. Pero no es la única, ni hay sólo un método para hacerlo. Aquí verás varios consejos.

Durante la entrevista no es posible que estés atento a todo: qué dice el candidato, cómo lo dice, qué es lo próximo a preguntar y muchos detalles más. Ni es posible recordarlo todo después de varias sesiones de entrevistas.

Por eso se escriben notas durante la entrevista.

Pero este no es el único motivo, ni hay una única forma de recoger esta información.

Flowchart sobre la toma de notas durante la entrevista

¿Para qué más sirven?

No sólo ayudan a recordar la entrevista. Hay que tener en cuenta que después de ti puede haber otro entrevistador, ¿qué mejor forma de detallarle cómo es el candidato que usando las notas?

Un problema frecuente de las entrevistas es la interferencia de sesgos. Las notas ayudan a no hacerse una idea general y prototípica de un candidato, sino a recordar ejemplos concretos.

¿Vas a hacer una entrevista por incidentes críticos? Precisamente las notas te ayudarán a recordar adecuadamente esos ejemplos concretos que te dé el candidato.

No tienes que preocuparte porque lo estés haciendo delante de él. Precisamente al tomar notas verá que muestras interés por él y entiende que quieras recordar bien lo que dice.

Pero no te fijes sólo en el cuaderno, aunque el candidato entiende que a veces apartes la mirada, también es importante devolvérsela.

Además, es importante no tomar notas cuando acabe de relatar un suceso embarazoso, ya que podría provocar tensión en el candidato.

¿Qué precisiones permite el tomar notas?

Permite que puedas estudiar elementos muy concretos como el uso de palabras específicas que te puedan aportar información: por ejemplo, si dice “nosotros” en lugar de “yo”.

Otro detalle es, precisamente, la falta de detalle del candidato: es decir, si no concreta las respuestas sino que da una aproximación general. Esto es especialmente útil en determinados tipos de preguntas.

Trucos para tomar notas efectivas

Escuchar, interpretar, pensar en la siguiente pregunta, fijarse en la expresión corporal, detallar sus respuestas…. Puede parecer mucha información para poder estar atento a todo.

Por todo ello existen una serie de trucos.

1. Haz  una guía de entrevista

Es muy importante que tengas las preguntas preparadas y seas consciente de cómo va a ser el proceso de selección.

Si es posible trata de hacer una guía para tomas notas, de manera que cuando responda un aspecto sólo rellenes el campo correspondiente. En este aspecto existen ya métodos que ayudan, como es el método S.T.A.R. en entrevistas por incidentes críticos o el método L.I.S.T.T.O. (S.M.A.R.T.e. en inglés) para entrevistas basadas en el desempeño.

2. Titule la historia

La idea es tratar de condensar la respuesta del candidato en una sola frase, lo que es especialmente útil para hacerse una idea rápida de lo que ha dicho.

Por ejemplo si el candidato te comenta que ha dejado su anterior trabajo porque se sentía insatisfecho y explica las razones, podrías titular “insatisfacción del antiguo empleo” seguido de una lista de motivos. Este método ayuda resumir una idea general que luego se desgrana en sus partes.

3. Aprende a crear un sistema propio

No puedes detallar la posición del candidato al hablar o palabras concretas. Por eso es útil hacer un dibujo o utilizar alguna abreviatura.

Por ejemplo, “Y” podría significar que se sienta con los brazos cruzados. Evidentemente no puedes entregar las notas en bruto al siguiente entrevistador o a tu jefe, pero se podría acordar un sistema en todo el departamento para tomar notas. Así no habría que traducir estas notas en bruto.

4. Anota sólo los elementos clave

No quisieras terminar revisando páginas y páginas de notas con elementos intrascendentes. Por eso es importante tener una guía de entrevistas y saber perfectamente qué vas a buscar. Ten en cuanta que si conduces una entrevista de tensión te interesará anotar sus reacciones, mientras que si realizas una entrevista por incidentes críticos, los elementos claves los encontrarás en las respuestas.

Además, es mejor seguir una estructura básica de sujeto, verbo y predicado.

Clica para ver el ejemplo aplicado

5. Objetividad

Lo más importante es que no se expresen juicios de valor durante la recogida de notas. No es momento de ponderar la respuestas, eso se hará al repasar las notas.

¿Existe una forma más óptima de tomar notas?

La forma más precisa para tomar notas es grabar la entrevista en audio.

Esto permite captar detalladamente las distintas respuestas del candidato y centrarte más en escucharle.

También pueden evitarse problemas legales si el candidato alega no haber dicho lo que motivó su rechazo.

Pero esto también puede ser un problema.

Precauciones especiales con los reportes grabados

El primer requisito es conseguir el consentimiento del candidato para ser grabado. Luego, las grabaciones deberían ser destruidas tras haber acabado el proceso.

Hay que tener especial cuidado del lugar en el que se realice la entrevista, evitando ruidos e interrupciones.

Un contratiempo es que volver a escuchar la grabación puede ser un trabajo tedioso. Lo usual es que debas detener y reiniciar la grabación en repetidas ocasiones, lo que consume mucho tiempo.

Puedes calcular que por cada hora de entrevista grabada, invertirías hasta cuatro horas en la revisión del reporte.

¿Qué otras precauciones hay que tener en cuenta?

Para ser efectivo, es importante que practiques mucho la toma de notas. Alguien inexperto podría distraerse y perder detalles relevantes durante la entrevista. Es aconsejable que un entrevistador inexperto vaya acompañado hasta que pueda desenvolverse.

Además, la consistencia es importante. No empieces a tomar notas para luego parar y retomarlas más tarde. El candidato se sentirá distraído por estos cambios. Se debe decidir si tomar notas o no hacerlo nunca.

Por último, la objetividad también supone que no seas selectivo con la información que recojas. No tomes nota sólo de lo positivo o sólo de lo negativo.

En este post se ha tratado de dar consejos útiles y prácticos. Si te ha sido útil no dudes en compartirlo.
By | 2018-04-09T13:05:15+00:00 abril 6th, 2018|Categories: Entrevista|Tags: , , |

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