Sabemos la importancia de una primera impresión, sin embargo, en ocasiones no valoramos lo suficiente la repercusión que puede tener este impacto inicial sobre los acontecimientos posteriores. Y es que la manera en que facilitamos la incorporación del empleado tendrá mucho que ver con sus expectativas y su implicación en el proyecto.

Fíjate en estos datos, resultado del estudio  Bersin by Deloitte’s: Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success:

  • El 22% de las rotaciones de personal se produce durante los 45 primeros días.
  • El 4% de los empleados recién incorporados abandona el puesto después de un primer día caótico.
  • El coste que supone a la empresa la pérdida de esta nueva incorporación triplica al del empleado antiguo.

De ahí que sea tan importante desarrollar programas de bienvenida cuidadosamente estructurados. No conviene escatimar demasiado en recursos ni en esfuerzos asegurar una entrada exitosa.

 

Pautas para un onboarding exitoso

 Para asegurarnos de que ponemos todo de nuestra parte lograr una buena acogida, LinkedIn nos propone una serie de pautas basadas en su propio programa de bienvenida. Estas pautas se articulan en cinco etapas: fase previa, primer día, materiales, programa de bienvenida, primer mes, primer trimestre y evaluación:

 

  1. Fase previa

Algo que no se suele hacer y que LinkedIn considera crucial es desarrollar la etapa de los preparativos. Se trataría de algo tan simple como enviar un email al empleado con instrucciones previas a la incorporación, por ejemplo, una semana antes. Esta información cumpliría un doble objetivo: de un lado reduce la incertidumbre al futuro empleado, y de otro suscita su entusiasmo. En definitiva, es una fantástica forma de entablar una relación y facilitar el camino a esta persona.

Podemos utilizar una plantilla, si bien es importante que el mensaje esté personalizado. Este mensaje incluiría el lugar y hora de incorporación, y el programa de bienvenida previsto, además de una enhorabuena que rebose optimismo.

Por otro lado, es importante que desarrollemos una check-list, o lista de tareas a cumplir, de cara a que no se nos olvide ningún detalle de la incorporación:

  • Departamentos a los que hemos de acudir.
  • Tareas que hemos de solicitar (preparar el escritorio del nuevo empleado, instalación del equipo, habilitación de cuentas…).
  • Y tareas que hemos de cumplir (preparar la documentación relativa a aspectos de contratación, aparcamiento, si procede, tarjeta de empleado, etc.).
  • También nos sugiere iniciativas tales como imprimir etiquetas con los nombres de los empleados para las sesiones colectivas, comprar una tarjeta de bienvenida para firmarla por los miembros de RRHH, encargar material corporativo (tazas, cuadernos, bolígrafos, camisetas…), entregarle un USB con fotografías y vídeos de bienvenida, pedirle a compañeros con responsabilidades similares que le ayuden los primeros días, etc.

 

  1. El primer día

Se aconseja que el primer día sea interactivo y entretenido, evitando largas presentaciones y apostando por conversaciones y actividades de equipo que fomenten la participación do el recién llegado.

Al finalizar es fundamental facilitarles una guía de bienvenida en la que consten preguntas frecuentes y recursos comunes que les sirva de apoyo (preferiblemente una guía interactiva con enlaces a Internet y vídeos).

 

  1. El primer mes

Durante el primer mes en el puesto los nuevos empleados seguirán necesitando un apoyo. Una buena manera de proporcionarlo es a través de la Intranet de la empresa, pero si no disponéis de esta, podéis recurrir a materiales impresos o en otros soportes.

Aquí es importante también hacerse una lista de tareas con aspectos como los siguientes:

  • Sobre el terreno: presentación de los espacios comunes (cocinas, salas de reunión, aseos, botiquín, etc.).
  • Trabajo (de la mano de su responsable directo): explicar funciones y responsabilidades, objetivos, formas de medición de rendimiento, directorio de empleados, reuniones periódicas
  • Confirmación de la lectura y firma de las políticas de privacidad, etc. de la empresa.
  • Incentivos: un mes gratuito de suscripción a alguno de los servicios ofrecidos por la empresa, por ejemplo.

 

  1. Primer trimestre

Se considera que los 90 primeros días de la contratación son cruciales. La mayor parte de la responsabilidad para facilitar la incorporación del empleado durante este tiempo habrá sido asumida por su responsable directo.

En este momento tu misión será ayudar al manager a formar al nuevo miembro de su equipo. Para ello, lo recomendable es que mantengan sesiones personales semanales a través de las cuales establezcan una relación abierta.

Para desarrollar la implicación del empleado en la empresa, su responsable guiará al empleado a la hora de definir sus propios objetivos a corto y largo plazo, y juntos, harán el seguimiento de los mismos. Se trata de una buena forma de evaluar los logros conseguidos y evitar la frustración.

 

  1. Evaluación final del proceso

La mejor forma de saber si nuestro programa de acogida es bueno y qué podemos mejorar es preguntar su opinión a los propios empleados.

A través de una encuesta analizaremos la eficacia de nuestro despliegue. Mediremos tanto el nivel de satisfacción, como los conocimientos adquiridos. También conviene que introduzcamos preguntas abiertas para obtener un feedback personalizado. Si deseas ver la encuesta al completo que desarrolla LinkedIn, ¡aquí la tienes!

Ejemplos célebres

¿Te interesa saber qué programas de integración para nuevos empleados desarrollan las empresas más punteras? Aquí tienes dos ejemplos:

 

  1. Netflix

Un ingeniero de software, Poorna Udupi, nos cuenta su propia experiencia como recién llegado a esta compañía proveedora de películas y series en streaming.

En primer lugar, no tuvo que pasar un largo proceso de selección; tras la segunda entrevista ya recibió una oferta con los términos de la contratación cerrados.

Por otro lado, antes de su incorporación le preguntaron cómo quería que configuraran su equipo para que todo estuviese tal y como quería. ¡No hay tiempo que perder! De hecho pidió un servidor propio de sobremesa y al día siguiente ya lo tenía.

Se le asignó un mentor personalizado para guiarle en sus primeros días y disfrutó de un programa de orientación con el cuerpo ejecutivo durante el primer cuatrimestre. La finalidad era intercambiar sus objetivos y las aspiraciones de la compañía.

Incluso el propio CEO, Reed Hastings, se reúne con todos los nuevos empleados en una pequeña reunión informal con otras nuevas incorporaciones para que se conozcan entre ellos.

Asimismo, se le facilitó una guía explicativa sobre la tecnología utilizada por Netflix, lo que le facilitó en gran medida su empleo como desarrollador. Así, transcurrida la primera semana, ya estaba plenamente involucrado en la producción con desarrollos propios.

En este sentido, una de los aspectos que más destaca Udupi es que desde el primer momento los nuevos empleados de Netflix asumen responsabilidades, lo que les permite tener un impacto real sobre el proyecto. ¿Resultado? El primer producto que desarrolló para AppleTV estaba en funcionamiento cuatro meses después de su incorporación.

 

  1. Zappos

Esta tienda online de calzado multimarca es el último ejemplo de cómo la cultura organizacional puede impactar positivamente sobre las nuevas incorporaciones.

Según un estudio elaborado por la plataforma medidora de satisfacción de empleados TINYpulse, la cultura corporativa es uno de los principales factores de bienestar del empleado, junto con los compañeros.

Esto lo saben muy bien en Zappos, donde ofrecen a sus recién incorporados un curso de cinco semanas sobre los valores de la compañía. Al finalizar el curso les ofrecen la posibilidad de abandonar si no están convencidos de su incorporación, a cambio de  2.000 dólares. ¿El resultado? Menos de 1% abandona.

Si el sistema no funcionara, más de un pícaro se embolsaría fácilmente 2.000 dólares mientras buscan otro trabajo. Sin embargo, el 99% de seleccionados decide quedarse. Moraleja: para retener a tus empleados y lograr su motivación desde el primer momento es indispensable:

  1. Desarrollar un programa de incorporación cuidadosamente planificado a que abarque desde antes de su llegada, hasta finalizar los tres o cuatro primeros meses. La atención al recién llegado es fundamental, que no se sienta solo ni desorientado en ningún momento. Préstale los recursos humanos y físicos para que eso no pase.
  2. Todo lo que rodea al programa debe estar impregnado con los valores de la empresa.
  3. Haz lo posible porque se sienta arropado por sus compañeros y jefes.
  4. Trabaja con su manager en dos aspectos fundamentales:
    1. Depositar confianza en el empleado para que se sienta implicado en el proyecto desde el primer momento.
    2. Fijar objetivos a corto y largo plazo.