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Te solicitan cubrir un puesto en tu empresa. Te dicen: “Queremos un perfil que haga lo mismo que hace Manuel”.
Y llega la duda: “¿qué hace exactamente Manuel?”
Es el momento de comenzar a analizar el puesto laboral. Para ello necesitas conocer los pasos y tener bien establecido qué aspectos tienes que conocer, quién te lo puede decir y cómo lo vas a gestionar.
Flowchart de proceso de análisis del puesto
Arriba puedes ver los pasos a seguir para realizar un análisis de puesto exitoso. Pero vamos por partes:
¿Cómo hacerlo?
Existen muchas metodologías distintas:
- Entrevistas.
- Cuestionarios.
- Observación o auto-observación si prefieres dejar un diario a los empleados y que lo hagan ellos mismos.
- Análisis por medio de la documentación, en especial la evaluación del desempeño y antiguas ofertas laborales.
- La metodología de incidentes críticos: observando acciones concretas que han llevado al éxito en la realización de una tarea.
¿Cómo establecer las tareas?
La primera parte del proceso consiste en el análisis de tareas, la manera más antigua del análisis de un puesto. Para poder realizarlo es importante tener en cuenta cuatro preguntas básicas:
- ¿Qué hace el empleado?
- ¿Cómo lo hace?
- ¿Para qué lo hace?
- ¿Por qué lo hace?
La recogida de información se puede simplificar con una estructura muy sencilla:
Flowchart de proceso de creación de tareas
Con esta sencilla técnica puedes construir un listado completo de tareas.
¿Qué haces con todas estas tareas?
El segundo paso es agrupar las tareas en funciones.
Una vez hecho esto se establecen grados de responsabilidad para cada función. Si te es útil puedes clasificarlas en una escala.
¿Qué experiencia se necesita?
En este momento se pasa a los KSAOs, por sus siglas en inglés: conocimientos (knowledge), destrezas (skills), habilidades (abilities) y otras características (other).
Algunos conocimientos son fáciles de establecer, pero otros elementos son más difíciles de conocer. ¿Qué experiencia se necesita? ¿Es necesario que tenga una carrera?
Para conseguir esta información, es frecuente preguntar a empleados y gerentes su opinión sobre la experiencia y estudios necesarios y establecer un punto medio. Aunque también es útil conocer qué hacen otras compañías.
¿Cómo extraer las competencias?
Ahora es importante realizar el análisis del puesto laboral basado en las competencias.
En este momento es útil el uso de tres técnicas, tratando de complementarlas lo mejor posible:
- Entrevista a gerentes. Son quienes conocen el puesto y sus funciones lo suficientemente cerca como para tener una idea clara y con suficiente distancia como para ser objetivos.
- Evaluación del desempeño. Es deducir qué competencias diferencian a un buen empleado de uno malo.
- Incidentes críticos. Consiste en establecer aquellos comportamientos clave del puesto laboral que aseguren un éxito en el desempeño de las tareas.
No obstante, todas son relevantes para extraer las competencias y lo más óptimo es tratar de combinarlas. A su vez, dichas competencias dependerán de las habilidades y funciones establecidas, por lo que tampoco debes perder de vista las tareas que estableciste.
Independientemente de la técnica utilizada, se debe tratar de responder tres preguntas para establecer las competencias:
- “¿Cuál es la diferencia entre un buen y un mal empleado?”
- “¿Por qué pueden algunos empleados desempeñar las tareas mejor que otros?”
- “Si fueras a contratar a un empleado para realizar una tarea, ¿qué buscarías?”
¿Es necesario algo más para establecer correctamente las competencias?
Aunque parezca que ya se tiene todo lo necesario, a veces las competencias varían mucho de unas compañías a otras. No sólo porque la cultura organizacional influye en ellas, también por otras características como son el tipo de cliente o el método de trabajo.
Por tanto, hay que ser flexible en la aplicación de competencias y adaptarse al caso concreto de cada empresa.
Así, ya se tiene el proceso completo de análisis del puesto.
Lo mismo se puede decir de la revisión de antiguas ofertas. Si tu sector es estable puedes reutilizarlas sin problemas.
Es posible que en tu empresa no existan antecedentes para el puesto que buscas. Partir de cero es difícil y en esos casos puede serte útil empezar mirando puestos laborales de la competencia. Otra opción, aunque está en inglés y centrado en el mercado de Estados Unidos, es acudir a la página web:
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