//Análisis de puestos de trabajo paso a paso
  • Análisis de puestos de trabajo

Definición de análisis de puestos: la base de los recursos humanos

El análisis de puestos es a los Recursos Humanos, lo que la lógica a la filosofía, la base de todo el sistema.

Para comenzar a construir bien un departamento de Recursos Humanos es esencial que se realice este análisis de puestos. Sólo una empresa que conozca bien el personal necesario y lo que realiza cada empleado puede funcionar bien.

Pero….¿Qué es exactamente el análisis de puestos?

Se trata de investigar el trabajo que se va a ofertar. El objetivo  es conocer las habilidades necesarias para un buen desempeño de dicho puesto y establecer todos los criterios necesarios para seleccionar al profesional adecuado.

Evidentemente, el análisis de puestos es el punto base de todos los Recursos Humanos. Al describir el puesto se puede hacer una oferta laboral. Pero también la empresa puede realizar unos planes de carrera y un organigrama completo. Además, permite conocer las carencias de un trabajador y los requisitos de su formación.

En definitiva, el análisis de puestos es el todo para los Recursos Humanos de una empresa.

Tipos de análisis de puestos

analisis de puestos gafas

Existen varios tipos de análisis de puestos casi tantos como tipos de entrevistas. En realidad no se tiene por qué elegir entre un tipo u otro, más bien se complementan entre ellos. Aunque muchas veces no es posible para una empresa realizarlos todos y no tiene sentido que para determinados empleos se gaste tanto esfuerzo.

El análisis de puestos basado en las tareas es el más antiguo de todos. Este modelo busca definir y establecer las tareas, deberes y responsabilidades asociadas al puesto. Posteriormente se desarrollará cómo realizar este análisis.

El segundo tipo de análisis de puestos es el basado en competencias. Se centra en las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo, sobre todo en lo que respecta a los comportamientos (competencias) que el trabajador necesita para ese trabajo.

Dentro del análisis de puestos también comienza a usarse el modelo basado en fortalezas. Este modelo está asociado a todo un espectro de nuevas técnicas de los Recursos Humanos. Se trataría de buscar comportamientos, pero aquellos acciones que más disfrutan ejecutando los empleados, haciendo especial hincapié en las motivaciones del puesto.

Por último, hablar del análisis de puestos basados en la personalidad. Se trataría de buscar qué rasgos definen a una personalidad como la ideal para un puesto. Por ejemplo, ser extrovertido para ser empleado de ventas.

Dónde extraer información para el análisis de puestos

Como todo método científico el análisis de puestos tiene sus fuentes de información y sus técnicas. Los datos se extraen del trabajo en sí, lo que realiza el empleado, cómo lo realiza o los comportamientos que ejecuta. Pero más allá de eso existen varias técnicas para poder extraer toda la información necesaria.

Técnicas

De entre las más importantes se pueden señalar:

  • Entrevistas y grupos de discusión.
  • Cuestionarios. 
  • Observación auto-observación.
  • Análisis por medio de la documentación, en especial la evaluación del desempeño y las antiguas ofertas laborales.
  • La metodología de incidentes críticos: observando acciones concretas que han llevado al éxito en la realización de una tarea.

Desarrollo del análisis de puestos

Lo prometido es deuda. Para poder realizar un buen análisis de puestos necesitas conocer los pasos y tener bien establecido qué aspectos tienes que datar, quién te lo puede decir y cómo lo vas a gestionar. Una vez ya hemos tratado la base del análisis de puestos, vamos con ello paso a paso.

flowchart-analisis-de-puestos

Flowchart de proceso de análisis de puestos

Arriba puedes ver los pasos a seguir para realizar un análisis de puestos exitoso. Pero vamos por partes:

Tareas

La primera parte del proceso consiste en el análisis de tareas, la forma más antigua del análisis de puestos. Para poder realizarlo es importante tener en cuenta cuatro preguntas básicas:

  1. ¿Qué hace el empleado?
  2. ¿Cómo lo hace?
  3. ¿Para qué lo hace?
  4. ¿Por qué lo hace?

La recogida de información se puede simplificar con una estructura muy sencilla:

suma

Flowchart de proceso de creación de tareas en el análisis de puestos

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Con esta sencilla técnica puedes construir un listado completo de tareas.

Responsabilidades y funciones

El segundo paso es agrupar las tareas en funciones.

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Una vez hecho esto se establecen grados de responsabilidad para cada función. Si te es útil puedes clasificarlas en una escala.

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Conocimiento experiencias y KSAOs

En este momento se pasa a los KSAOs, por sus siglas en inglés: conocimientos (knowledge), destrezas (skills), habilidades (abilities) y otras características (other).

Algunos conocimientos son fáciles de establecer, pero otros elementos son más difíciles de conocer. ¿Qué experiencia se necesita? ¿Es necesario que tenga una carrera?

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Para conseguir esta información, es frecuente preguntar a empleados y gerentes su opinión sobre la experiencia estudios necesarios y establecer un punto medio. Aunque también es útil conocer qué hacen otras compañías.

Competencias

Ahora es importante realizar el análisis de puestos basado en las competencias.

En este momento es útil el uso de tres técnicas, tratando de complementarlas lo mejor posible:

  • Entrevista a gerentes. Son quienes conocen el puesto y sus funciones lo suficientemente cerca como para tener una idea clara y con suficiente distancia como para ser objetivos.
  • Evaluación del desempeño. Es deducir qué competencias diferencian a un buen empleado de uno malo.
  • Incidentes críticos. Consiste en establecer aquellos comportamientos clave del puesto laboral que aseguren un éxito en el desempeño de las tareas.
Existen limitaciones propias de cada técnica: la primera dificulta la compilación de datos, la segunda hace difícil encontrarlos y la tercera depende de momentos específicos que quizás no se produjeron.

No obstante, todas son relevantes para extraer las competencias y lo más óptimo es tratar de combinarlas. A su vez, dichas competencias dependerán de las habilidades y funciones establecidas, por lo que tampoco debes perder de vista las tareas que estableciste.

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Independientemente de la técnica utilizada, se debe tratar de responder tres preguntas para establecer las competencias:

  1. “¿Cuál es la diferencia entre un buen y un mal empleado?”
  2. “¿Por qué pueden algunos empleados desempeñar las tareas mejor que otros?”
  3. “Si fueras a contratar a un empleado para realizar una tarea, ¿qué buscarías?”

¿Es necesario algo más para establecer correctamente las competencias?

Aunque parezca que ya se tiene todo lo necesario, a veces las competencias varían mucho de unas compañías a otras. No sólo porque la cultura organizacional influye en ellas, también por otras características como son el tipo de cliente o el método de trabajo.

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Por tanto, hay que ser flexible en la aplicación de competencias y adaptarse al caso concreto de cada empresa.

Así, ya se tiene el proceso completo de análisis de puestos.

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El análisis de puestos para el proceso de selección: la descripción del puesto

Descripción del puesto análisis de puestos

Para esto se prepara todo lo anterior. El objetivo principal por el que se realiza un análisis de puestos es la descripción del empleo analizado.

En realidad todo lo que te podamos decir ahora es lo mismo que constituye el análisis: tareas, funciones, experiencia, competencias… Lo que has recogido se escribe para el posible candidato. Aunque hay que pensar también en la atracción de candidatos en el proceso de selección.  Empecemos con algunos consejos.

La descripción del puesto: los requisitos del puesto

La parte más básica de una descripción del puesto. Necesitas pocas señalizaciones si has seguido el análisis de puestos de arriba. Pero sí debes valorar unos pocos consejos:

  • Pon un título breve y describe la posición lo más concreto posible.
  • Resalta los aspectos más positivos del puesto, pero sin exagerarlos.
  • Detalla las  habilidades necesarias, así como aquellas que puede el empleado aprender o mejorar.
  • Incluye las perspectivas de carrera que pueden esperar del puesto los candidatos, tanto a corto como a largo plazo.
  • Revisa la oferta con alguien que trabaje en el puesto para asegurar que se ajusta a la realidad y que hace llamativo su puesto.

La descripción del puesto: las condiciones del puesto

Cada vez es más frecuente incluir en la oferta laboral bajo qué condiciones se va a trabajar. El nivel de precisión llega hasta el punto de especificar el peso exacto que se necesitaría mover, por pequeño que sea.

No es necesario ese nivel de precisión en determinados empleos. Pero sí es importante especificar el lugar de empleo y hablar de las condiciones cara a determinados puestos que estén expuestos a posibles ruidos, condiciones ambientales o requieran esfuerzo físico.

La descripción del puesto: sobre la empresa

Hay que recordar incluir información acerca de la cultura corporativa, sus valores y sus objetivos.

Cada vez cobra más importancia la cultura organizacional. Sí lo que deseas es atraer candidatos, como mínimo, debes decir algo de ella. También trata de venderla bien, aunque sin exagerar.

Algunos consejos finales sobre el análisis de puestos

Puedes crear un check list para tratar de realizar rápidamente todo el proceso. Esto será especialmente útil en determinados sectores cuyas tareas, funciones y competencias tienden a ser estables, pero ten en cuenta que muchas veces tendrás que modificarlo para adaptarlo a la situación.

Lo mismo se puede decir de la revisión de antiguas ofertas. Si tu sector es estable puedes reutilizarlas sin problemas.

Es posible que en tu empresa no existan antecedentes para el puesto que buscas. Partir de cero es difícil y en esos casos puede serte útil empezar mirando puestos laborales de la competencia. Otra opción, aunque está en inglés y centrado en el mercado de Estados Unidos, es acudir a la página web: O*NET.

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2018-07-25T11:33:02+00:00marzo 14th, 2018|Categories: Sin categoría|

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